Boekingsinstellingen
Configureer boekingsvoorkeuren en instellingen om te bepalen hoe klanten afspraken met je kunnen boeken.
Overzicht
De Boekingsinstellingen stellen je in staat om de boekingservaring aan te passen, inclusief tijdslot intervallen, leadtijden, annuleringsbeleid en e-mail notificaties.
Waar te vinden: Instellingen → Afspraken → Boekingen
Boekingsinstellingen
Maximale Boekingsdagen
Instelling: Maximale Boekingsdagen (in de toekomst)
Beschrijving: Deze instelling beperkt hoe ver in de toekomst klanten een afspraak kunnen boeken.
Voorbeeld: Als het maximale aantal boekingsdagen is ingesteld op 60, kan een klant alleen tot 60 dagen vanaf vandaag boeken.
Standaard: 60 dagen
Tijdslot Lead
Instelling: Tijdslot Lead (in minuten)
Beschrijving: Dit is de minimale tijd in minuten die vereist is voordat een afspraak kan worden geboekt. Dit wordt ook wel "Leadtijd" genoemd.
Voorbeeld: Als de leadtijd is ingesteld op 15 minuten, kan een klant geen afspraak boeken die binnen de komende 15 minuten begint.
Standaard: 15 minuten
Bereik: 0-60 minuten
Tijdslot Interval
Instelling: Tijdslot Interval (in minuten)
Beschrijving: De duur tussen elk beschikbaar afspraak slot.
Voorbeeld: Als dit is ingesteld op 15 minuten, worden beschikbare afspraaktijden 15 minuten uit elkaar geplaatst (bijv. 10:00, 10:15, 10:30, etc.).
Standaard: 15 minuten
Bereik: 0-60 minuten
Afronden Tijdsloten
Instelling: Afronden Tijdsloten (checkbox)
Beschrijving: Indien ingeschakeld, worden afspraak starttijden afgerond naar de dichtstbijzijnde intervalwaarde.
Voorbeeld: Als het interval 15 minuten is en een klant selecteert 10:13, wordt dit afgerond naar 10:15.
Standaard: Uitgeschakeld
Annuleringen Toestaan
Instelling: Annuleringen toestaan (checkbox)
Beschrijving: Indien ingeschakeld, kunnen klanten hun afspraken annuleren via de afspraak bevestigings e-mail.
Opmerking: Als deze instelling is uitgeschakeld, kunnen klanten hun afspraken niet online annuleren.
Standaard: Ingeschakeld
Annuleringstermijn
Instelling: Annuleringen toestaan tot (in uren)
Beschrijving: Bepaalt hoeveel uur voor een afspraak een klant mag annuleren.
Voorbeeld: Als dit is ingesteld op 24 uur, moet een klant minstens 24 uur voor hun geplande afspraak annuleren.
Toegestaan Bereik: 1 uur (minimum) tot 168 uur (7 dagen) (maximum)
Standaard: 24 uur
Opmerking: Deze instelling is alleen van toepassing als "Annuleringen toestaan" is ingeschakeld.
Boekingsbevestiging E-mail
Instelling: Boekingsbevestiging e-mail verzenden (checkbox)
Beschrijving: Indien ingeschakeld, wordt er automatisch een e-mailnotificatie verzonden naar het geconfigureerde e-mailadres wanneer een klant een online boeking maakt via uw boekingswidget of website.
Hoe het werkt:
- De e-mail wordt alleen verzonden voor online boekingen (niet voor handmatig aangemaakte afspraken)
- De e-mail wordt asynchroon verzonden via een wachtrij, zodat het het boekingsproces niet vertraagt
- Zowel de checkbox als een e-mailadres moeten worden geconfigureerd om e-mails te verzenden
- Deze instelling is locatiespecifiek, zodat u verschillende e-mailadressen kunt configureren voor verschillende locaties
E-mailadres Configuratie:
- Configureer het e-mailadres waar boekingsbevestigingen naartoe moeten worden verzonden
- Dit kan een enkel e-mailadres zijn of een distributielijst
- Het e-mailadres is vereist als de checkbox is ingeschakeld
Wat is inbegrepen in de e-mail: De boekingsbevestiging e-mail bevat uitgebreide informatie over de nieuwe boeking:
-
Klantinformatie:
- Klantnaam
- Klant e-mailadres
- Klant telefoonnummer
-
Afspraakdetails:
- Afspraakdatum
- Afspraaktijdslot
- Toegewezen medewerkernaam
- Locatienaam
- Organisatienaam
- Afspraakverzoek ID (ter referentie)
-
Producten & Diensten:
- Alle geboekte producten/diensten
- Productattributen gegroepeerd per categorie (bijv. "Lengte: 1CM", "Kleur: Rood")
- Productnotities en speciale instructies
- Volledige boekingsdetails voor elk product
Gebruik:
- Blijf op de hoogte van nieuwe boekingen in real-time
- Stuur boekingen door naar specifieke teamleden of locaties
- Houd een overzicht bij van alle online boekingen
- Monitor boekingsactiviteit zonder in te loggen op AppSalon
Standaard: Uitgeschakeld
Opmerking: Als u deze instelling inschakelt maar geen e-mailadres configureert, worden er geen e-mails verzonden. Zorg ervoor dat u zowel de checkbox als het e-mailadresveld configureert.
Locatie-specifieke Instellingen
Alle boekingsinstellingen zijn geconfigureerd per locatie. Zorg ervoor dat je de juiste locatie hebt geselecteerd voordat je deze instellingen aanpast.
Opmerking: Instellingen worden per locatie opgeslagen, zodat je verschillende boekingsregels kunt hebben voor verschillende locaties.
Best Practices
- Tijdslot Interval: Match met je dienstduur. Als de meeste diensten 30 minuten duren, gebruik een 30-minuten interval.
- Leadtijd: Stel een leadtijd in die je genoeg tijd geeft om voor te bereiden (bijv. 15-30 minuten).
- Maximale Boekingsdagen: Overweeg je bedrijfsplanning behoeften. 60-90 dagen is meestal voldoende.
- Annuleringsbeleid: Stel een redelijke annuleringsperiode in (24-48 uur) om je planning te beschermen en tegelijkertijd eerlijk te zijn voor klanten.