Ga naar hoofdinhoud

Klanten Beheren

Leer hoe u klanten in uw systeem bekijkt, zoekt, bewerkt en verwijdert.

Overzicht​

Zodra klanten in uw systeem zijn (automatisch aangemaakt wanneer ze afspraken boeken), moet u ze regelmatig beheren. Dit omvat het bekijken van klantenlijsten, zoeken naar specifieke klanten, het bewerken van hun informatie, het toevoegen van notities en in zeldzame gevallen het verwijderen van klantprofielen.

Hoe Klanten Worden Aangemaakt​

Belangrijk: Klanten worden automatisch aangemaakt wanneer ze een afspraak boeken via uw boekingssysteem. U hoeft klantprofielen niet handmatig aan te maken.

Wanneer een klant boekt:

  • Hun profiel wordt automatisch aangemaakt met de informatie die ze opgeven
  • Naam, e-mail en telefoonnummer (indien opgegeven) worden opgeslagen
  • U kunt vervolgens hun profiel bekijken en beheren in de Klanten sectie

Klanten Bekijken​

Toegang tot de Klantenlijst​

  1. Navigeer naar de Klanten sectie in uw hoofdmenu
  2. U ziet een tabel met al uw klanten met:
    • Klantpictogram
    • Klantnummer (ID)
    • Naam
    • Telefoonnummer
    • E-mailadres
    • Bekijken knop

De Klantenlijst Begrijpen​

Klantpictogram​

  • Toont een persoonpictogram voor elke klant
  • Helpt visueel klantrijen te identificeren

Klantnummer​

  • Unieke identifier (ID) voor elke klant
  • Automatisch toegewezen wanneer de klant wordt aangemaakt
  • Handig voor referentie en bijhouden

Naam​

  • Weergavenaam van de klant (of automatisch gegenereerd van voornaam/achternaam)
  • Klikbare link om klant te bekijken/bewerken
  • Tip: Klik op de naam om de klantdetailpagina te openen

Telefoon​

  • Telefoonnummer van de klant (indien opgegeven)
  • Kan leeg zijn als klant het niet heeft opgegeven tijdens boeking

E-mail​

  • E-mailadres van de klant (indien opgegeven)
  • Gebruikt voor communicatie en bevestigingen
  • Kan leeg zijn als klant het niet heeft opgegeven tijdens boeking

Klanten Zoeken​

Gebruik het zoekvak om snel klanten te vinden:

  1. Typ in het zoekvak bovenaan de tabel
  2. De tabel filtert automatisch om overeenkomende klanten te tonen
  3. Zoeken werkt op:
    • Klantnaam
    • Telefoonnummer
    • E-mailadres
    • Klantnummer
  4. Wis de zoekopdracht om alle klanten weer te zien

Tip: Gebruik zoeken om snel klanten te vinden wanneer u er veel in uw systeem heeft.

Klantdetails Bekijken​

Een Klantprofiel Openen​

  1. Klik op de naam van een klant (het is een klikbare link)
  2. Of klik op de "Bekijken" knop in de meest rechtse kolom
  3. U wordt naar de klantdetailpagina gebracht met meerdere tabbladen:
    • Klantinformatie - Contactgegevens en nieuwsbriefabonnement
    • Samenvattingen - Boekingsgeschiedenis en facturen
    • Notities - Klantnotities en herinneringen

Klant Sidebar​

Wanneer u een klant bekijkt, ziet u een sidebar aan de linkerkant met:

  • Aanmaakdatum - Wanneer het klantprofiel is aangemaakt (meestal hun eerste boeking)
  • Aantal Afspraken - Totaal aantal afspraken voor deze klant
  • Notities Samenvatting - Voorbeeld van de eerste 5 notities (indien aanwezig)

Klanten Bewerken​

Klantinformatie Bijwerken​

  1. Open de klant die u wilt bewerken
  2. Navigeer naar het tabblad Klantinformatie
  3. Wijzig eventuele velden:
    • Weergavenaam
    • Voornaam
    • Achternaam
    • Telefoon
    • E-mail
    • Nieuwsbriefabonnement
  4. Klik op Opslaan om wijzigingen toe te passen

Zie Klantinformatie voor gedetailleerde veldbeschrijvingen.

Klantnotities Beheren​

  1. Navigeer naar het tabblad Notities
  2. Notitie toevoegen: Klik op "Notitie Toevoegen" knop
  3. Notitie bewerken: Klik op het potloodpictogram op een notitie
  4. Notitie verwijderen: Klik op het prullenbakpictogram op een notitie
  5. Notities herordenen: Sleep notities met behulp van het greephandvat (⋮)

Zie Klantnotities voor gedetailleerde instructies.

Klantsamenvattingen Bekijken​

  1. Navigeer naar het tabblad Samenvattingen
  2. Bekijk:
    • Online Boekingen - Afspraakverzoeken en boekingsgeschiedenis
    • Facturen - Alle facturen voor deze klant

Zie Klantsamenvattingen voor gedetailleerde informatie.

E-mails Sturen naar Klanten​

Een E-mail Sturen​

  1. Open de klant waaraan u een e-mail wilt sturen
  2. Klik op de "E-mail sturen" knop in de bovenste werkbalk
  3. Er opent een modaal venster
  4. Vul de e-mailgegevens in:
    • Ontvanger e-mail (vooringevuld met e-mail van klant)
    • Onderwerp
    • Berichtinhoud
  5. Stuur de e-mail

Let op: Het e-mailadres van de klant moet op bestand staan voor deze functie om te werken.

Klanten Verwijderen​

Wanneer een Klant te Verwijderen​

Overweeg een klant te verwijderen wanneer:

  • Ze per ongeluk zijn aangemaakt (duplicaatvermelding)
  • Ze expliciet verzoeken om accountverwijdering
  • U test- of ongeldige gegevens opruimt

Belangrijk: Voordat u verwijdert, zorg ervoor dat:

  • Geen actieve afspraken zijn gekoppeld aan deze klant
  • Geen openstaande boekingen afhankelijk zijn van deze klant
  • U een back-up heeft van belangrijke informatie indien nodig
  • Historische gegevens (vorige afspraken, facturen) mogelijk nog naar de klant verwijzen

Hoe een Klant te Verwijderen​

  1. Open de klant die u wilt verwijderen
  2. Klik op de "Opties" knop (drie puntjes ⋮) rechtsboven
  3. Selecteer "Klant Verwijderen" uit het dropdownmenu
  4. Bevestig de verwijdering in het pop-updialoogvenster

Waarschuwing:

  • Het verwijderen van een klant kan niet ongedaan worden gemaakt
  • Deze actie is permanent
  • Zorg er absoluut voor dat u de klant wilt verwijderen voordat u bevestigt

Wat Er Gebeurt Wanneer U Verwijdert​

Wanneer u een klant verwijdert:

  • Het klantprofiel wordt permanent uit uw systeem verwijderd
  • Ze verschijnen niet meer in klantenlijsten
  • Ze kunnen niet worden geselecteerd voor nieuwe afspraken
  • Historische gegevens (vorige afspraken, facturen) kunnen er nog naar verwijzen, maar het klantprofiel is weg
  • Alle notities die aan de klant zijn gekoppeld, worden verwijderd

Best Practices​

Regelmatig Onderhoud​

  • Beoordeel uw klantenlijst regelmatig
  • Werk klantinformatie bij indien nodig
  • Houd contactgegevens actueel
  • Verwijder duplicaat- of ongeldige vermeldingen

Gegevensbeheer​

  • Houd klantinformatie compleet en up-to-date
  • Voeg ontbrekende contactinformatie toe wanneer beschikbaar
  • Verifieer dat e-mailadressen correct zijn
  • Werk telefoonnummers bij wanneer klanten nieuwe verstrekken

Voordat U Verwijdert​

  • Controleer op actieve afspraken
  • Controleer op openstaande boekingen
  • Overweeg archiveren in plaats van verwijderen (als u historische gegevens nodig heeft)
  • Exporteer belangrijke klantgegevens indien nodig
  • Verifieer dat de klant echt moet worden verwijderd

Klantcommunicatie​

  • Gebruik de e-mailfunctie om contact te houden met klanten
  • Stuur afspraakherinneringen
  • Deel promoties en speciale aanbiedingen
  • Respecteer nieuwsbriefabonnementsvoorkeuren

Zoeken en Organisatie​

  • Gebruik zoeken om snel klanten te vinden
  • Houd klantnamen consistent
  • Werk informatie bij wanneer klanten correcties verstrekken
  • Gebruik notities om belangrijke informatie bij te houden

Gerelateerde Documentatie​