Ga naar hoofdinhoud

Medewerker Contracten

Leer hoe u medewerkercontracten, werkschema's en beschikbaarheidsperioden voor verschillende locaties aanmaakt en beheert.

Overzicht​

Medewerkercontracten stellen u in staat om te definiëren wanneer en waar elke medewerker werkt. U kunt meerdere contracten voor verschillende locaties aanmaken, elk met specifieke werktijden en tijdsperioden. Dit helpt bij het beheren van medewerkersbeschikbaarheid en zorgt voor nauwkeurige planning.

Contracten Begrijpen​

Wat is een Contract?​

Een contract vertegenwoordigt een werkregeling van een medewerker op een specifieke locatie voor een gedefinieerde periode. Elk contract kan meerdere perioden met verschillende werktijden hebben.

Voorbeeld:

  • Medewerker: Sarah
  • Locatie: Downtown Salon
  • Contract Periode 1: 1 januari - 31 maart (Maandag-Vrijdag, 9:00 - 17:00)
  • Contract Periode 2: 1 april - 30 juni (Maandag-Zaterdag, 10:00 - 18:00)

Waarom Contracten Gebruiken?​

Contracten helpen u bij:

  • Beheer van medewerkerschema's over meerdere locaties
  • Omgaan met schemawijzigingen in de loop van de tijd (verschillende uren voor verschillende perioden)
  • Bijhouden van werkregelingen voor elke locatie
  • Zorgen voor nauwkeurige beschikbaarheid in uw boekingssysteem

Een Contract Aanmaken​

Stap 1: Toegang tot het Contracten Tabblad​

  1. Open de medewerker waarvoor u een contract wilt aanmaken
  2. Navigeer naar het tabblad Contracten
  3. Klik op de "Contract aanmaken" knop

Stap 2: Contractdetails Invullen​

Locatie​

  • Vereist: Ja
  • Selecteer voor welke locatie dit contract is
  • U kunt afzonderlijke contracten aanmaken voor elke locatie waar de medewerker werkt
  • Gerelateerde Documentatie: Lees meer over het beheren van locaties in Instellingen → Organisatie → Locaties

Start Periode​

  • Vereist: Ja
  • Selecteer de startdatum voor deze contractperiode
  • Gebruik de datumkiezer om de datum te selecteren
  • Dit is wanneer de werktijden voor deze periode beginnen

Eind Periode​

  • Vereist: Ja
  • Selecteer de einddatum voor deze contractperiode
  • Gebruik de datumkiezer om de datum te selecteren
  • Dit is wanneer de werktijden voor deze periode eindigen

Werktijden​

Stel de werktijden in voor elke dag van de week:

  1. Vink het vakje aan naast elke dag dat de medewerker werkt
  2. Voer starttijd in - Wanneer de medewerker die dag begint met werken
  3. Voer eindtijd in - Wanneer de medewerker die dag klaar is met werken

Voorbeeld:

  • Maandag: ✓ 9:00 - 17:00
  • Dinsdag: ✓ 9:00 - 17:00
  • Woensdag: ✓ 9:00 - 17:00
  • Donderdag: ✓ 9:00 - 17:00
  • Vrijdag: ✓ 9:00 - 17:00
  • Zaterdag: (uitgevinkt - vrije dag)
  • Zondag: (uitgevinkt - vrije dag)

Tip: Vink alleen dagen aan wanneer de medewerker daadwerkelijk werkt. Uitgevinkte dagen betekenen dat de medewerker niet beschikbaar is.

Stap 3: Het Contract Opslaan​

Klik op Opslaan om het contract aan te maken. Het contract verschijnt in het Contracten tabblad met de periode die u heeft gedefinieerd.

Extra Perioden Toevoegen​

U kunt meerdere perioden aan hetzelfde contract toevoegen om schemawijzigingen te hanteren:

Wanneer Perioden Toevoegen​

Voeg een nieuwe periode toe wanneer:

  • Werktijden veranderen (bijv. zomerschema vs. winterschema)
  • De beschikbaarheid van de medewerker verandert
  • U uren moet bijwerken voor een specifiek tijdsbestek

Hoe een Periode Toe te Voegen​

  1. Zoek het contract waaraan u een periode wilt toevoegen
  2. Klik op de "Periode Toevoegen" knop
  3. Vul in:
    • Start Periode - Wanneer het nieuwe schema begint
    • Eind Periode - Wanneer het nieuwe schema eindigt
    • Werktijden - De uren voor deze periode
  4. Klik op Opslaan

Voorbeeld:

  • Contract: Downtown Salon
  • Periode 1: 1 jan - 31 mrt (Ma-Vr, 9:00 - 17:00)
  • Periode 2: 1 apr - 30 jun (Ma-Za, 10:00 - 18:00) ← Nieuwe periode met verschillende uren

Contracten Bekijken​

Contractlijst​

In het Contracten tabblad ziet u:

  • Alle contracten voor de medewerker
  • Elk contract toont de locatienaam
  • Elk contract toont al zijn perioden
  • Perioden worden weergegeven in accordeonformaat (klik om uit te vouwen)

Periode Details​

Wanneer u een periode uitvouwt, ziet u:

  • Start- en einddatums
  • Werktijden voor elke dag
  • Optie om de periode te verwijderen

Contracten Beheren​

Werktijden Bewerken​

Om werktijden voor een bestaande periode te wijzigen:

  1. U kunt de uren van een periode niet direct bewerken
  2. Maak een nieuwe periode aan met de bijgewerkte uren
  3. Stel de startdatum van de nieuwe periode in op wanneer de wijzigingen van kracht worden
  4. De oude periode eindigt automatisch wanneer de nieuwe begint

Tip: Laat perioden elkaar iets overlappen of beëindig de oude periode de dag voordat de nieuwe begint om hiaten te vermijden.

Een Periode Verwijderen​

  1. Vouw de periode uit die u wilt verwijderen
  2. Klik op de "Periode Verwijderen" knop
  3. Bevestig de verwijdering

Waarschuwing: Het verwijderen van een periode kan niet ongedaan worden gemaakt. Zorg ervoor dat u het wilt verwijderen voordat u bevestigt.

Een Contract Verwijderen​

  1. Zoek het contract dat u wilt verwijderen
  2. Klik op de "Contract verwijderen" knop
  3. Bevestig de verwijdering

Waarschuwing:

  • Het verwijderen van een contract verwijdert het hele contract en al zijn perioden
  • Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt
  • Zorg ervoor dat er geen actieve afspraken afhankelijk zijn van dit contract voordat u het verwijdert

Best Practices​

Contractorganisatie​

  • Maak afzonderlijke contracten voor elke locatie
  • Gebruik duidelijke datumbereiken voor perioden
  • Vermijd overlappende perioden voor dezelfde locatie
  • Houd contracten georganiseerd en up-to-date

Werktijden​

  • Stel realistische werktijden in
  • Houd rekening met pauzes en lunchtijden in uw planning
  • Wees consistent met tijdformaten (gebruik 24-uurs of 12-uurs consistent)
  • Werk uren bij wanneer schema's veranderen

Periodebeheer​

  • Plan perioden van tevoren wanneer mogelijk
  • Maak nieuwe perioden aan voordat de huidige eindigt
  • Beoordeel en werk contracten regelmatig bij
  • Bewaar historische contracten voor records

Meerdere Locaties​

  • Maak afzonderlijke contracten voor elke locatie
  • Zorg ervoor dat werktijden niet conflicteren tussen locaties
  • Overweeg reistijd tussen locaties indien van toepassing

Veelvoorkomende Scenario's​

Scenario 1: Voltijdse Medewerker, Één Locatie​

  • Maak één contract aan voor de locatie
  • Voeg één periode toe met Maandag-Vrijdag, 9:00 - 17:00
  • Werk de periode bij als uren veranderen

Scenario 2: Deeltijdse Medewerker, Meerdere Locaties​

  • Maak Contract 1 aan voor Locatie A (Maandag-Woensdag, 9:00 - 14:00)
  • Maak Contract 2 aan voor Locatie B (Donderdag-Vrijdag, 10:00 - 15:00)

Scenario 3: Seizoensgebonden Schemawijzigingen​

  • Maak Contract aan voor Locatie
  • Periode 1: 1 jan - 31 mei (Ma-Vr, 9:00 - 17:00)
  • Periode 2: 1 jun - 31 aug (Ma-Za, 10:00 - 18:00) ← Zomeruren
  • Periode 3: 1 sep - 31 dec (Ma-Vr, 9:00 - 17:00) ← Terug naar reguliere uren

Gerelateerde Documentatie​